Privacy Verklaring

Privacy Verklaring
Scouting St. Rumoldus


Scouting St. Rumoldus hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze verklaring geven we heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij verwerken persoonsgegevens via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. De privacyverklaring van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Scouting St. Rumoldus houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze verklaring;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Scouting St. Rumoldus zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden en vrijwilligers worden door Scouting St. Rumoldus verwerkt voor
administratieve doeleinden. Grondslag voor deze persoonsgegevens is het lidmaatschap van
de vereniging.
Voor deze doelstelling(en) kan Scouting St. Rumoldus de volgende persoonsgegevens van u /
uw kind vragen:
Voornaam
Tussenvoegsel Achternaam
Telefoonnummer
Emailadres
Geboortedatum
- Geslacht
Ziektekostenverzekering
/ polisnummer
Bankrekeningnummer
De persoonsgegevens worden door Scouting St. Rumoldus opgeslagen ten behoeve van de
administratieve verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen
in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in.
Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA regelgeving fysiek bewaard bij de
penningmeester in een afgesloten ruimte.
Contactlijsten
Elke speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en
telefoonnummers van leden en ouders. Zo kan de leiding ouders van jeugdleden bereiken in
geval van nood. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding van de betreffende
speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De lijsten worden bij afmelding
vernietigd.

Online media
Scouting St. Rumoldus maakt gebruik van FaceBook en de website www.scoutingrumoldus.nl
voor het delen van informatie omtrent activiteiten en acties. Bij lidmaatschapregistratie wordt
expliciet toestemming gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal van het betreffende
jeugdlid. Gegeven toestemming kan altijd ingetrokken worden.
Bijzondere persoonsgegevens
Gezondheidsformulieren activiteiten en Kampen
Wij hechten veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein
hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook kan het voor activiteiten die
langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of een kamp, noodzakelijk zijn
dat de leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid.
Denk hierbij aan voedselallergie of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruik
gemaakt van een gezondheidsformulier, dat per gelegenheid moet worden ingevuld door
ouders/verzorgers. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten
ruimte en niet digitaal geregistreerd. De ingevulde formulier zijn alleen inzichtelijk voor de
leiding van de betreffende speltak en het bestuur. Het formulier wordt na afloop van de
activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leiding van jeugdleden op de hoogte is van bepaalde informatie met betrekking tot de gezondheid van het lid, zoals allergien, (chronische) ziekte of medicijngebruik. Scouting St. Rumoldus mag deze “bijzondere persoonsgegevens” niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan de leiding. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Scouting St. Rumoldus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Scouting St. Rumoldus van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
Scouting St. Rumoldus
Nieuwstrat 90
6001 TZ WEERT
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

 

Copyright (C) 2013 Scouting St. Rumoldus